一份细心整理包装的文件会给人良好的印象，也是一种对观看者的体贴，无形中可增加文件的说服力。但基本上，包装是件费时费工的程序，也没有绝对的准则，应衡量个人的时间、设备、金钱...，来决定要做到何种程度。毕竟，内容才是最重要的东西，切莫本末倒置！以下就几个步骤说明：

用纸

一般以A4纸规格列印文件；影印用纸本身因磅数的不同，而有厚薄不同的差异，厚纸较具质感；此外，另有雷射印表机专用的纸张，效果不错。

打字、列印

可分为申请表格和自备文件来说明：

1.申请表格：一般学校都会要求表格要以Print（印刷体）书写或是Type（打字），以手书写或打字并无硬性规定，若非时间紧迫，最好采用打字。打字机可分为两类：电动打字机和机械式打字机；电动打字机字型漂亮，又多有自动修改功能，非常方便，且又能自行选择调整字距、行距等，故建议：尽量使用电动打字机。

2.自备文件：此泛指读书计画、履历、论文摘要...等等自行准备的文件。此类文件多半以电脑的文书排版编辑软体处理之，简单、方便、且修改容易。建议使用编辑软体有Ami Pro及Microsoft Word,此两者都易学且容易上手。排版时的原则：清楚、舒适、美观。列印则以雷射印表机为最隹。

排列顺序

有些学校附有Check List（文件清单），则可按照其顺序排放，再将自己准备的补充文件（如毕业证书等）放在最後。如无，则可自行列印一张清单说明申请学校的名称、附上的文件、科系、及申请入学的时间。文件的排列顺序约如下所示：
1. 申请费--汇票（Application Fee--Draft）
2. 申请表格（Application Form）
3. 读书计划（Statement of Purposes, Study Plan）
4. 财力证明（Financial Statement）
5. 自传或履历（Resume，CV ）
6. 英文学历证明文件（Diploma）
7. 在校历年成绩单（Official Transcripts)
8. GRE or GMAT 成绩复印件
9. TOEFL or IELTS 成绩复印件

装订

坊间有许多种不同装订工具，可以有柄、无柄夹子固定之，然後套以透明套子。若讲究点则可买每页抽取式的护套装之。

寄送方式

申请文件的的寄送，为了时效性及避免遗失，最好采用快递。一定不会遗失，且快速安全的到达。如果是用一般邮件方式寄送，采称重方式，邮费亦与快递费用相近。可选的邮局和快递公司有： DHL、 Federal Express、UPS、Airborne , 全球优先函件等。价钱视个人交寄或单位交寄而定,可询问亲朋好友工作单位是否有与国际快递公司签约。

注意事项

1. 申请表格打字前，最好先影印一份表格，预先练习，待无疑问後，再打在正式表格上。
2. 有些学校的表格采复写纸一式多份，涂改不易，尤须小心。
3. 装订寄送前，将填妥的申请文件及所有相关文件（汇票等）复印件存档，以防万一。
4. 寄送前应再次检查所有文件是否齐全，并附上Cover Letter(见附件)。
5. 由於每所学校办理入学申请的审核单位不尽相同。所以申请文件依表格所注明，寄至ADMISSION OFFICE、DEPARTMENT OFFICE，或两处都需寄。
6. 申请者应在截止日(Deadline)之前让学校收到完整的申请文件。有些学校即使逾期也接受申请文件，但申请者已失去先机。
7. 应届毕业生应先寄大一到大三的成绩。而且一般学校的申请表会要求填写目前修读的课程（或将修读的课程）。
8. 如果TOEFL、GRE已考过一次,考试的成绩已达到学校要求的标准，就先将成绩寄往学校，如果再考的成绩更好再寄。如果成绩未达申请标准，就该等到成绩进步，到达标准之後再寄。